Een cliente die niet komt opdagen voor haar consult is voor jou als dietist dubbel vervelend. Je hebt dertig of zestig minuten vrijgehouden, je verwijzing en het voedingsdagboek liggen klaar, en dan blijft de stoel leeg. Dat kwartier of dat uur haal je die dag niet meer in. Bij een eerste consult van drie kwartier tot een uur en een vervolgconsult van een half uur loopt dat over een week flink op, zeker als je met een wachtlijst werkt en er iemand anders eerder geholpen had kunnen worden.
Het goede nieuws is dat de meeste no-shows niet uit onwil ontstaan, maar simpelweg uit vergeetachtigheid. Mensen boeken een afspraak, gaan verder met hun drukke leven en de datum zakt weg. Een korte herinnering per mail op het juiste moment vangt precies dat op. In dit artikel lees je hoe je met automatische herinneringen je agenda vuller houdt, zonder dat je er zelf omkijken naar hebt.
Wat een gemiste afspraak je echt kost
Reken het eens voor jezelf uit. Als er per week gemiddeld twee clienten niet komen, en je hebt voor ieder een half uur tot een uur gereserveerd, dan verlies je al snel anderhalf tot twee uur per week aan behandeltijd. Dat is tijd die je niet declareert bij de zorgverzekeraar en die je ook niet aan iemand op je wachtlijst besteedt. Over een jaar gezien praat je dan over tientallen consulten die letterlijk in het niets verdwijnen.
Daar komt bij dat de basisverzekering maar drie behandeluren dieetadvisering per jaar vergoedt. Als een clienten een vervolgconsult mist, verschuift haar traject, en bij trajecten rond diabetes, hart- en vaatziekten of COPD via de ketenzorg kan een gat de afstemming met de huisarts of praktijkondersteuner in de war schoppen. Een vergeten afspraak is dus niet alleen jouw verloren tijd, maar ook een onderbroken begeleiding voor de client.
Waarom clienten hun consult vergeten
Bij een dietistenpraktijk zit er vaak veel tijd tussen twee afspraken. Na een eerste consult plan je een vervolg soms pas over drie of vier weken, omdat de client eerst met de adviezen aan de slag moet en een voedingsdagboek gaat bijhouden. In die weken gebeurt er van alles in iemands leven, en de afspraak die je samen hebt ingepland raakt ondergesneeuwd.
Daarbij komt dat een deel van je cliente niet uit zichzelf naar je toe kwam, maar via een verwijzing van de huisarts. Die drempel maakt de afspraak soms minder verankerd in hun hoofd dan een bezoek dat ze zelf hadden bedacht. En wie zich net wat beter voelt of juist een lastige week heeft rond het eten, stelt een consult sneller uit of vergeet het. Een herinnering brengt de afspraak terug op het netvlies precies op het moment dat het telt.
De herinnering per mail als vangnet
Een automatische mailherinnering werkt zo eenvoudig als het klinkt. Zodra een client een afspraak boekt, staat de datum in het systeem. Een paar dagen voor het consult krijgt zij vanzelf een nette mail met de dag, het tijdstip en het adres van je praktijk. Jij hoeft daar niets voor te doen. Geen lijstjes nakijken, geen appjes tikken tussen twee consulten door.
Voor de client voelt zo'n bericht niet als reclame, maar als service. Ze weet weer waar ze aan toe is, kan het meteen in haar agenda zetten en heeft de kans om af te zeggen of te verzetten als het toch niet uitkomt. En juist dat afzeggen op tijd is waardevol, want dan kun jij de plek nog vullen met iemand anders.
Wat er in een goede herinnering hoort
Een herinnering hoeft niet lang te zijn, maar een paar dingen mogen er niet in ontbreken. Houd het kort en concreet, dan lezen mensen het echt.
- De datum en het tijdstip van het consult, duidelijk bovenaan.
- Het adres van je praktijk, met een woordje over parkeren of de ingang als dat handig is.
- Of het om een eerste consult of een vervolg gaat, en hoeveel tijd je hebt gereserveerd.
- Wat de client meeneemt, zoals het ingevulde voedingsdagboek, een recente meting of de verwijsbrief.
- Een simpele manier om af te zeggen of te verzetten als het niet lukt.
Dat laatste punt maakt echt verschil. Als afzeggen makkelijk is, doen mensen het eerder op tijd in plaats van gewoon niet te verschijnen.
Het juiste moment om te herinneren
De timing bepaalt voor een groot deel of een herinnering werkt. Stuur je te vroeg, dan is de afspraak alweer weggezakt tegen de tijd dat het zover is. Stuur je te laat, dan kan de client haar dag niet meer aanpassen. Voor een dietistenpraktijk werkt een combinatie vaak het beste.
Een eerste bericht een paar dagen van tevoren geeft ruimte om te verzetten of het voedingsdagboek nog bij te werken. Een korte tweede herinnering de dag ervoor of dezelfde ochtend brengt de afspraak nog een keer onder de aandacht. Twee rustige berichtjes voelen niet opdringerig, en samen halen ze het aantal vergeten consulten flink omlaag.
Vervolgconsulten en langere trajecten
Juist bij de trajecten waar je als dietist mee werkt, betaalt automatisering zich uit. Een client met overgewicht, een prikkelbare darm of een pas ontdekte diabetes zie je niet een keer, maar over een reeks consulten verspreid over maanden. Ieder gemist tussenstation vertraagt haar vooruitgang en jouw begeleiding.
Als het systeem elke geplande afspraak automatisch meeneemt, hoef jij per client niet bij te houden wanneer de volgende herinnering moet uitgaan. Of iemand nu volgende week terugkomt of pas over een maand, de mail vertrekt vanzelf op het afgesproken moment. Zo blijft een langer traject lopen zoals je het samen hebt uitgezet.
Zo werkt het bij een boekingssysteem van Betergeregeld
Bij de online afspraken- en boekingsdienst die Betergeregeld voor je praktijk inricht, horen deze herinneringen er gewoon bij. Een client boekt via je website een consult, kiest een moment dat vrij is in jouw agenda, en het systeem verstuurt daarna automatisch de bevestiging en de herinneringen. Jij ziet in je overzicht wie er komt en hoeft zelf geen mails meer te typen.
Omdat de boekingen aan je eigen agenda gekoppeld zijn, voorkom je ook dubbele afspraken en zie je in een oogopslag waar nog ruimte is. Het scheelt je telefoontjes, het scheelt je administratie, en het houdt je planning gevuld met cliente die daadwerkelijk komen opdagen.
Wil je zien hoe zo'n website met online boekingen en automatische herinneringen er voor jouw praktijk uit zou zien? Vraag vrijblijvend een gratis voorbeeld aan, typ de naam van je praktijk in en je krijgt meteen een indruk van je eigen site. Zo ontdek je zonder verplichtingen wat het je kan opleveren.